Comment réaliser votre guide de style?
Considérez votre guide de style comme un projet. Définissez des objectifs et déduisez-en le contenu et le format de votre document. Impliquez toute l'équipe des rédacteurs et mobilisez les ressources nécessaires. Enfin, ne vous reposez jamais sur vos lauriers.
Définissez vos objectifs
La première question à vous poser est: pourquoi utiliser un guide de style?
Améliorer votre crédibilité, votre image de marque, éviter les gaffes, gagner du temps, les raisons sont nombreuses. Faites le tri et établissez des priorités.
Je vous recommande de définir ces objectifs par écrit, pour au moins deux raisons :
- Ils seront de cette manière plus faciles à communiquer, au cas où par exemple vous devriez convaincre votre manager.
- Vous pourrez facilement consulter vos objectifs de départ quand vous aurez une décision à prendre (ex: faut-il inclure telle règle dans le guide de style?) et quand vous évaluerez les résultats du projet.
Choisissez et impliquez les futurs utilisateurs du guide de style
Si vous dirigez ou faites partie d'une équipe de rédacteurs, impliquez cette équipe dans le projet. Notez qu'il ne s'agit pas forcément de rédacteurs professionnels: j'entends par là toute personne qui écrit une partie du site.
- Mobilisez :
Si l'équipe est nombreuse ou divisée, sélectionnez le plus tôt possible un petit nombre de rédacteurs qui participeront avec vous à l'établissement du guide de style.
- Sensibilisez
Expliquez à toute l'équipe ce qu'est un guide de style, quels sont ses avantages pour l'organisation et ce qu'il apportera concrètement à chaque rédacteur.
- Consultez
Gardez-vous d'imposer des règles arbitraires et déconnectées de la réalité. Très important: basez-vous le plus possible sur les habitudes existantes de la maison. Le guide de style doit centraliser des règles autrefois tacites plutôt que produire de nouvelles contraintes.
- Informez
A chaque étape du projet, le plus souvent possible, parlez du guide de style à toutes les personnes impliquées.
C'est à partir de vos objectifs et en concertation avec l'équipe que vous déterminerez le contenu du guide de style.
Choisissez un format
En fonction de son volume, de sa complexité et de sa fréquence de mise à jour, le guide de style pourra être :
- Un document imprimé
Les rédacteurs pourront l'avoir toujours à portée de main, sur un coin de leur bureau. Ils le consulteront sans effort et sans difficulté technique.
- Un fichier texte
Au format Word par exemple, le guide de style sera facilement mis à jour. Sa version actualisée pourra être envoyée par e-mail à fréquence régulière.
- Une base de données
C'est la meilleure solution si votre guide de style est volumineux et très évolutif. Mise à jour facile, publication sous différents formats, fonctions de tri et de recherche. Ceci vous permettra par exemple de le publier sur votre intranet: toute mise à jour sera alors répercutée en temps réel pour tous les rédacteurs.
Diffusez et promouvez le guide de style
Si vous avez impliqué tous les rédacteurs dès le début du projet, et si vous avez choisi un format facile à utiliser, vous aurez de grandes chances que le guide de style soit utilisé par tous. Maintenez ce niveau d'implication en répercutant les suggestions et demandes des rédacteurs.
Restez vigilant. Si vous êtes correcteur, attirez l'attention des rédacteurs qui violent certaines règles. Montrez-leur qu'ils auraient pu éviter une erreur en utilisant le guide de style.
N'oubliez pas de sensibiliser et d'informer les recrues dès leur arrivée: chaque nouveau rédacteur engagé dans votre organisation devrait avoir lu le guide de style avant d'écrire son premier texte.
Evaluez et entretenez votre guide de style
Mauvaise nouvelle: un guide de style n'est jamais terminé. Vous devrez sans cesse l'adapter :
- A la vie de votre organisation et de votre site
- Aux besoins et suggestions de l'équipe de rédacteurs
- A l'évolution de la langue en général et du jargon de votre secteur en particulier
Prenez également le temps de faire le point pour savoir si le guide de style atteint ses objectifs. Pour ce faire, consultez l'équipe de rédacteurs en les sondant de manière plus ou moins formelle.
Donnez-vous les moyens (ou demandez qu'on vous les donne)
Comme tous les projets, l'établissement d'un guide de style consomme des ressources.
Réservez-vous du temps pour :
- Vous former et vous documenter (c'est déjà ce que vous faites en lisant ceci)
- Gérer le projet
- Alimenter le guide de style
Pour vous aider un peu, je vous propose :
Enfin, si vous désirez des conseils ou une formation plus personnalisées, je vous invite à nous contacter via le site de TrapaNet.